中期経営計画作成その他、税金に関すること

税理士です。経営計画を川口市、さいたま市、東京近郊でつくってます。

予実管理(エクセルシート付)の仕方

「うちの会社には、振り返りがない。」

 

経営者の特権かもしれませんが、会社のお金を自由につかえる人がいます。自由に使えると言うと聞こえがいいかもしれませんが、意外とそうでもありません。工場を建てるにしろ、機械を買うにしろ、役員報酬を決定するにしろ、経営者の判断で行ったことには、責任が伴うからです。以前ある製麺工場の社長が5億かけて新社屋と新工場を作ったことがありましたが、工場が本格稼働しても売上はまったく上がりませんでした。その社長は、機械も新しくし、相当な投資を行いましたが、麺の味には、何の変化もありませんでした。その結果残ったのは、億単位の借金でした。その社長がなぜそこまでの投資に踏み切ったかと言えば、功名心でした。先代の跡をついで10年目に行った投資でしたが、その際は、エクセルで支出力したテンプレートなどで、自ら投資の効果を測定などしませんでした。旧社屋も旧工場もあと20年は使用できるものだったにもかかわらず、投資に踏み切ったのは、社長就任10年目の節目で大きな仕事をし、先代を超えたいという思いがあったからです。生前の先代からは、さんざん厳しいことを言われてきたことから、先代を見返したいという思いがあったのかもしれません。先代の事業をそのまま受け継ぐことには、相当な抵抗があったためか、その社長には、お金を使うことしかできなかったのです。そして、お金を使ったあとは、使いっぱなしで、投資の効果はいつあらわれるのか。残った借金をいつまでに返済できるのか。といった振り返りがエクセルなどを通じ、いっさいありませんでした。つまり、子供っぽい功名心に駆られて自分がやったことへの振り返りがないと、大人として経営責任が取れないことになるのです。

 

「試算表だけでは、振り返りにならない。」

 

会計事務所から試算表の説明を毎月聞く方もいると思いますが、試算表の数字だけ見せられても、過去の事実を後追いするだけで、大抵の経営者の方は、「ああ、そうですか。」といった表情をします。売上が思ったほど上がらないのは、数字が出る前にわかっています。試算表が出る前に工程表などのテンプレートに売上を推計できるデータが入っているからです。借入が多いのは、数字が出る前にわかっています。それは、もともと太りすぎだと自覚している人に健康診断であらためて具体的な数字をもとに、太りすぎの事実を確認させるだけの作業とほとんど変わりません。会計事務所に勤めていると、最初の5年くらいは、数字の処理に手一杯で、お客さまのこうした表情に気づきませんでした。しかし、それでは振り返りには、なりません。先の製麺工場の場合だと、投資により、固定資産と借入が増えたという事実を財務諸表で追認するだけです。振り返りを行うには、改善することを前提として数字を活用する必要があります。

 

「予実管理こそ、振り返りの場」

 

これまでの会計事務所の月次監査は、PDCAサイクルのうち、DとCのみを担当していたと考えられます。会社の経営活動(D)を記録した帳簿書類の入力データを、証拠記録や関連法令に基づきチェック(C)するのが主な仕事でした。こうしたチェックは、帳簿が正確かどうかを確認するもので、経営責任を問う類のものではありませんでした。しかし、これが経営計画書による予実管理の場合、一変します。経営計画書の作成で、Pに相当するPlanができます。そのPlanにそって経営活動ができたかどうかをチェックします。そうすることで、計画通り進んだかどうかの責任を経営者に問うことができます。実際、実務でこうした計画そのもののチェックを何度もしていると、自分でエクセルでテンプレートから数字を入れて計画を作る社長からは、「自分では、経営計画書を作るだけだった。しかし、会計事務所と一緒にチェックすることで、振り返りの場ができた。」という声をいただきます。これが先の製麺工場の場合だと、工場と建物を計画に沿って建てたものの、売上に反映しないのはなぜか。どうしたら投資の効果があらわれるのか。といった具合に、振り返りの場ができることになります。

予実管理テンプレート

 

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「おわりに」

 

これまでの会計事務所の月次監査は、肥満気味の中年に具体的なデータをもとに肥満の事実を追認させるようなものでしたが、経営計画書の場合、理想の体重に向かって何ができるのかを具体的な数字をもとに問いかけるようなものです。まずは、一度、簡単な計画書をブログの無料テンプレートを参考に作ることをおすすめします。それがきつい場合や予実管理のもとで、きちんとした振り返りを行いたいかたは、ご相談ください。